(Ordonnance n°2020-1400 et rapport du 18.11.20 : art. 8 / ordonnance n° 2020-304 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété et rapport du 25.3.20 : art. 22 à 22-5)
Contrat de syndic
(ord. du 18.11.20 : art. 8 / ord. du 25.3.20 : art. 22)
Pour faire face aux difficultés matérielles de réunion des Assemblées générales (AG) des copropriétaires, l’ordonnance du 25 mars 2020 (modifiée par celle du 20 mai) prévoyait le renouvellement de plein droit des contrats de syndic arrivés à terme entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus.
Ce renouvellement de plein droit est étendu aux contrats de syndic expirant entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020 inclus, à moins que l’AG n’ait désigné avant le 19 novembre 2020 (date de publication de l’ordonnance du 18.11.20) un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020.
Ainsi, le contrat du syndic en exercice est renouvelé jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat, tel qu’il résultera du vote de la prochaine AG qui interviendra au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22).
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.
Conseil syndical : renouvellement des mandats des membres
(ord. du 18.11.20 : art. 8 / ord. du 25.3.20 : art. 22-1)
De la même manière que pour le contrat de syndic, les mandats des membres du conseil syndical sont renouvelés de plein droit s’ils expirent entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020.
Ce renouvellement s’opère jusqu’à la prochaine AG qui doit intervenir au plus tard le 31 janvier 2021, à moins que l'AG n’ait désigné les membres du conseil syndical avant le 19 novembre 2020.
Assemblée générale : prolongation jusqu’au 1er avril 2021 de dispositions dérogatoires
(ord. du 18.11.20 : art. 8 / ord. du 25.3.20 : art. 22-2 à 22-5)
Dématérialisation
L’ordonnance du 25 mars 2020 (modifiée par celle du 20 mai) prévoit la possibilité pour les copropriétaires de participer à l’AG par visioconférence, tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, ou de voter par correspondance. Cette possibilité offerte jusqu’au 31 janvier 2021 permet de régler les cas d’impossibilité de participer physiquement aux AG.
Dans ce cadre, le syndic peut, à titre dérogatoire, décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'AG par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Ces moyens et supports techniques sont utilisés, pendant cette période particulière, jusqu'à ce que l'AG se prononce sur leur utilisation de manière habituelle.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à un autre moyen de communication électronique est impossible, le syndic pourra prévoir que les décisions d’AG seront prises au seul moyen du vote par correspondance.
L’ensemble de ces mesures sont prolongées jusqu’au 1er avril 2021.
Convocation et organisation
L’ordonnance du 25 mars 2020 (art. 22-2) prévoit que lorsque l'AG des copropriétaires a déjà été convoquée, le syndic peut décider de l’organiser de façon dématérialisée en informant les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de cette réunion par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Pour les AG convoquées entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020, l’ordonnance du 18 novembre 2020 précise que le syndic peut toutefois adresser à tout moment aux copropriétaires un courrier les informant que les décisions seront prises au seul moyen du vote par correspondance. Dans ce cas, les copropriétaires, à compter de la réception de ce courrier, bénéficient d’un délai d’au moins 15 jours, fixé par le syndic, pour lui adresser leurs formulaires de vote par correspondance. Les décisions du syndicat de copropriétaires sont prises au plus tard le 31 janvier 2021.
Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance est joint au courrier d'information.
Pour mémoire, si l’AG est totalement dématérialisée, la convocation n’indique pas de lieu de réunion déterminé. Le président de séance (et le ou les scrutateurs le cas échéant) dispose d’un délai de huit jours suivant la tenue de l’AG pour certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal.
Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, les missions du président de séance sont assurées par :
- le président du conseil syndical ;
- à défaut, l'un de ses membres ;
- en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic.
Délégation de votes
À titre dérogatoire, une personne pouvait recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont elle dispose elle-même et de celles des copropriétaires lui ayant donné mandat n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires. Cette faculté est étendue jusqu’au 1er avril 2021.
